こんにちは!中国在住のDaiGoです。
今日は日本人が中国出張する際のアテンドする側の内容をまとめてみました。
今回はお客様が仕事で中国へいらっしゃいます。中国出張の際の中国国内交通機関やホテルの手配、工場とのスケジュール管理までどのようなことをしたのかまとめてみました。
安心安全に、中国出張を無事に終わらせ日本へ送り届けることができるよう心がけてアテンドしました。
ぜひ参考にしてみてください!
中国出張の事前準備
お客様より出張の1週間前に突然が連絡きました。
来週の火曜日から中国へ出張へ行きたいのですが、大丈夫ですか?
1週間後なので、突然なのですが、よろしくお願いします。
来週の火曜日はすぐですね! 1週間後ですね!かしこまりました!
突然の出張連絡でしたのでびっくりしましたが、お客様のスケジュールに合わせて最善を尽くしていきます。
日本で最低限準備するもの
1、パスポート
2、中国ビザ
3、航空券
4、お金
こちらにあげた最低限、準備するものが整っていれば、中国へ来ることはできます。最低の限準備ができているかお客様に確認しました。
(現在、中国へ渡航するにはビザが必要です。事前に取得をしていなければ、このように急に中国へ来る事はできません。)
最低限の準備ができた上で、次にどのようなスケジュールで回るのか確認します。
相手のパスポートと航空券のコピーをチャットで送っていただき、今回の出張の目的である仕事がスムーズにスケジュール通り回れるよう、交通機関の手配や宿泊先の手配、工場とのスケジュールのやりとりを行っていきます。
中国側で準備するもの
1、自分の航空券
自分は青島に住んでいるので、丹東まで行くには、飛行機で大連まで行き、大連から新幹線で丹東まで移動しなければなりません。
出張が1週間前に決まったのと、現在ハイシーズンのため、飛行機のチケットがいつもより1.5倍から2倍と高かったです。事前にスケジュールがわかれば、飛行機代を安く抑えることができます。
2、新幹線の手配
お客様が大連に到着し、私と大連空港で合流し大連駅へ行き新幹線に乗ります。
中国は事前にネットで新幹線のチケットをネットで購入し、乗るときはパスポートを提示し乗ります。チケットレスで乗れるので、事前にパスポート情報を登録します。
3、ホテルの手配
ホテルは丹東の地元の方にお願いし、予約手配しました。
今回上のアイコンの中国アプリを使いすべての予約をしました。日本のアプリで予約もできますが、やはり手数料等が発生し、値段が高くなっていましたので、全て現地で手配した方が安く手配できます。
4、工場へのスケジュール確認
工場へ何時に到着し、何時に商談をするというのを確認し、スケジュールを空けていただきます。事前に準備するサンプルなども確認します。
ここまでが中国側での最低限の準備です。後は飛行機が遅れたりした場合の振替案を考え、イレギュラーが起きても対応できるように下調べをしておきます。
自分も昔はそうでしたが、出張へ行く時は相手がいるから安心していたのでそこまで考えてませんでしたが、迎える側になるとあらゆる想定をしてお客様が不安にならないよう、ありとあらゆるシミレーションを考え安全に出張していただけるよう心がけるようになりました。
出張開始!
1日目
お客様の到着は午後4時40分です。青島から大連までの飛行機が12時出発で1時到着の予定です。
青島空港へ到着し、搭乗時間まで待機しているとまさかの1時間遅れの表示になりました。中国国内線では遅延することが度々あります。なので早めの時間を予約し、もし遅れてもお客様に迷惑かからないように、早めの飛行機を予約して正解でした。
大連空港の到着口で久しぶりにバーガーキングをいただきました。
セットで58元です。
まぁまぁしますね。
でもおいしかったですよ!
大連発丹東行きの新幹線は午後6時8分出発で、それが最終の列車になっています。万が一大連到着の国際線が遅れた場合、空港から約30分ほどかかるので間に合わない可能性もあります。順調に4時40分に着いても、入国審査や手荷物受け取り等で時間がかかるので、ギリギリかなと考えていました。
幸いにも3時40分ごろに表示が変わり、4時40分に到着する便が4時に到着すると変更になりました。
40分到着時間が早まれば間違いなく間に合うなと思い、空港のタクシー乗り場の確認をし到着後、スムーズに出発できるよう準備しました。
飛行機が4時に到着後約30分ほどで出国してこられました。
軽い握手を交わして、すぐさまタクシー乗り場へ向かいます。タクシーを手配する係員が無線で連絡し3分ほどでタクシーが到着します。順調ですね。
約25分ほどで大連駅へ到着し、新幹線出発まで約50分ほどあります。
タクシーに乗っている間や駅で待っている間、今回の出張のスケジュールを再確認し、打ち合わせを行います。
6時8分の新幹線に乗り大連へ8時27分に到着です。
到着後、事前に連絡してある方に迎えに来ていただき、そのまま夕食へと向かいます。
お客様が何を食べたいか選択肢をこちらが提示し選んでいただきます。今回は韓国料理をいただきました。
工場の方と久しぶりの再会で盛り上がり、お酒も進みあっという間の食事でした。
食事を終え、チェックインに向かいます。すでに夜11時を回っていました。
2日目
朝8時に朝食を取り、9時に出発します。
工場へお客様を送り商談スタートです。私は傍でもしものために通訳として残ります。
その間丹東の観光地を調べたり、飲食店を調べたり、情報収集をします。
明日大連に戻るので、商談の進捗状況を確認しながら新幹線のチケットを手配します。
大連でのホテルや飲食店を調べ、明日の夜到着後スムーズに移動できるように下調べをしておきます。
昼は地元の人気料理店カムジャタンのお店へ来ました。
1日の商談終え、夜は中華料理です。白酒を飲みながら親交を深めていきます。
ほろ酔いになり、2日目が終了です。
3日目
今日は、ダウンの工場を視察します。お客さんもの商品がどんなところで作られ、どのように管理されているのかをチェックします。
また新規の工場も紹介していただき、サンプルを見さしていただき、次につながる視察となりました。
午後3時8分の新幹線を予約したので、そこに合わせて商談を詰めていただきました。
駅へは遅くとも20分前に着かないといけません。逆算して2時には工場を出発しなければなりません。
常に時間を見ながらお客様に伝えていきます。
無事に商談を終え、出発の30分前に丹東駅へ到着しました。
無事に新幹線に乗り込み、大連駅まで約2時間半の道のりです。
移動の間、今回の出張の内容を整理したり、こちらへの要望や改善点などを聞き、次の主張の際のアテンドに生かせるようコミュニケーションを取りながら、大連駅まで過ごしました。
大連駅へ着くと、あらかじめ調べておいたホテルへ行きチェックインします。無事にチェックインし少し休憩です。
休憩後は夕食です。お客様の要望である韓国料理を検索し、口コミの多いところへ行ってみました。
キャンピングスタイルの焼肉韓国料理で美味しくいただきました。お客様も満足して食事をされていました。
4日目最終日
最終日の朝食は、客様の要望をお粥を食べに行きます。中国の朝食と言えば、お粥はオススメです。胃にも優しく日本ではなかなか味わえない味なので、お粥が1番おいしかったと言っていただけるお客様も結構多いです。
国際線の時間が11時20分なので、逆算して8時に食事をし、8時40分にホテルを出発し、9時10分に空港へ着くスケジュールです。多少遅れても国際線の出発時間の2時間前には到着できるスケジュールになってます。
無事に空港へ着きかかった費用を精算していただき、今回の出張を無事にアテンドすることができました。
無事にお客様を送り届け、何かあったときのことを考え、国際線の出発時間までは空港で待機します。私のフライトはお客様の便が出発してから移動するように遅めの航空券を手配しました。
まとめ
アテンドする側の心構え
- 事前の情報収集
- スケジュール管理
- 想定外のことを考え、臨機応変に対応する
すべては、事前の情報収集で決まると言っても過言ではないと思いました。情報があれば全てに対応できます。アテンドする際は、事前の情報収集に1番力を入れて良いと思います。
今回思ったのは、交通機関やホテル、飲食店の情報収集も大事なのですが、その土地の文化や歴史を事前に調べておくとより良いアテンドが可能です。お客様の質問を即座に回答できるとよりスムーズにアテンドが進みます。自分の中で最低限の知識をつけとくのは必要だと感じました。
別に旅行ガイドでは無いのですが、知っていることにより自分のためになりますし、お客様のためにもなります。
アテンドする際の参考に少しでもなればと思います。
コメント